RODO i POLITYKA PRYWATNOSCI

Obowiązuje od: 15 września 2026 r.

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych osobowych jest Katarzyna Zubrytska, prowadząca działalność pod firmą FREAK SALON KATARZYNA ZUBRYTSKA, ul. Kijowska 11, 03-743 Warszawa, NIP 1132840393, REGON 382428383.

W sprawach danych osobowych można kontaktować się pod adresem katarzynazu94@gmail.com, a także pisemnie na adres salonu. Kontakt w sprawach zamówień i wizyt: warszawadredy@gmail.com, +48 533 505 339.

Polityka dotyczy strony freaksalon.pl, sklepu internetowego, rezerwacji i usług salonowych, kontaktu z FREAK SALON oraz prowadzonych przez nas profili społecznościowych.

2. Jakie dane otrzymujemy

Zakres danych zależy od sposobu korzystania z naszych usług. Mogą to być:

imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu;
adres dostawy i dane odbiorcy, wybrany punkt odbioru oraz dane do dokumentu sprzedaży;
informacje o zamówieniu, rezerwacji, płatności, reklamacji lub zwrocie;
dane konta klienta i historia jego zamówień;
treść korespondencji, przekazane oczekiwania dotyczące usługi oraz zdjęcia włosów przesłane do konsultacji;
dane przedstawiciela klienta lub kontrahenta: imię, nazwisko, służbowe dane kontaktowe, funkcja i informacje o umocowaniu;
dane techniczne związane z korzystaniem ze strony, np. adres IP, informacje o przeglądarce, urządzeniu, żądaniach kierowanych do serwera i identyfikatorach cookies;
nazwa profilu społecznościowego, publicznie udostępnione informacje, komentarze i wiadomości kierowane do nas.

Dane otrzymujemy przede wszystkim bezpośrednio od Ciebie, a w przypadku rezerwacji również z Booksy. Dane odbiorcy przesyłki może przekazać zamawiający, a dane przedstawiciela, reprezentowany przez niego podmiot. Informacje o płatności otrzymujemy od obsługującego ją operatora.

Nie prosimy o dokumentację medyczną ani informacje o zdrowiu niezwiązane z usługą. Zasady dotyczące niezbędnych informacji o zdrowiu opisujemy oddzielnie w punkcie 4.

3. Cele, podstawy i czas przetwarzania

Zapytania, konsultacje i wyceny

Dane potrzebne do przygotowania oferty lub umówienia usługi na Twoją prośbę przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Na pozostałe pytania odpowiadamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, naszym uzasadnionym interesem jest prowadzenie korespondencji i udzielanie odpowiedzi.

Jeśli nie dochodzi do zawarcia umowy, korespondencję i zwykłe zdjęcia konsultacyjne przechowujemy przez czas obsługi zapytania, a następnie nie dłużej niż 6 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że dalsze przechowywanie jest niezbędne do konkretnego roszczenia lub wynika z prawa. Jeżeli dochodzi do zawarcia umowy, niezbędne ustalenia przechodzą do dokumentacji tej umowy.

Zamówienia, wizyty i konto klienta

Przetwarzamy dane w celu zawarcia i wykonania umowy, obsługi płatności, dostawy, kontaktu organizacyjnego oraz prowadzenia konta, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane odbiorcy niebędącego stroną umowy przetwarzamy w uzasadnionym interesie realizacji dostawy, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dane przechowujemy przez czas wykonania umowy, a dane potrzebne do prowadzenia konta, przez okres jego funkcjonowania. Po zakończeniu umowy lub usunięciu konta pozostawiamy wyłącznie informacje potrzebne do wykonania obowiązków prawnych albo ochrony roszczeń, przez okres właściwy dla tych celów.

Rozliczenia podatkowe i dokumenty sprzedaży

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami podatkowymi i dotyczącymi dokumentacji księgowej. Dane przechowujemy przez okres wymagany właściwymi przepisami; dla zobowiązań podatkowych zasadniczo jest to 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Okres może ulec zmianie, np. wskutek zawieszenia lub przerwania biegu przedawnienia.

Reklamacje, odstąpienia i roszczenia

Dane służą wykonaniu obowiązków z przepisów konsumenckich, art. 6 ust. 1 lit. c RODO, oraz ustalaniu, dochodzeniu i obronie roszczeń, art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uzasadnionym interesem jest ochrona praw salonu i możliwość wykazania przebiegu umowy.

Przetwarzamy je przez okres obsługi sprawy, a następnie do upływu odpowiednich terminów przedawnienia lub prawomocnego zakończenia postępowania i niezbędnego rozliczenia jego skutków. Nie oznacza to zachowywania wszystkich danych przez jeden jednakowy okres.

Bezpieczeństwo strony

Logi i dane techniczne służą utrzymaniu strony, wykrywaniu błędów, nadużyć i prób nieuprawnionego dostępu. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a uzasadnionym interesem, bezpieczeństwo serwisu i jego użytkowników. Dane przechowujemy przez okres potrzebny do realizacji tych celów; dane związane z konkretnym incydentem mogą być zachowane przez okres potrzebny do jego wyjaśnienia i ochrony roszczeń.

Kontakt z przedstawicielami i kontrahentami

Dane kontrahenta będącego stroną umowy przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane osób działających w imieniu innego podmiotu przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO w celu weryfikacji umocowania, kontaktu i wykonania współpracy. Okres przechowywania odpowiada czasowi współpracy oraz właściwym okresom rozliczeń i ochrony roszczeń.

Newsletter i marketing bezpośredni

Nie prowadzimy newslettera. Samo przekazanie danych do rezerwacji albo zakupu nie oznacza zgody na reklamę. Poniższe zasady dotyczą ewentualnego odrębnego marketingu bezpośredniego.

Wysyłanie ofert e-mailem, SMS-em lub kierowanie marketingu telefonicznego wymaga uprzedniej zgody na właściwy kanał komunikacji, zgodnie z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej. Dane w takim celu przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, w zakresie udzielonej zgody.

Zgoda jest dobrowolna i może zostać cofnięta w każdej chwili przez kontakt z nami. Marketing prowadzimy do cofnięcia zgody lub wcześniejszego zakończenia danego działania. Ograniczone informacje o udzieleniu i cofnięciu zgody możemy przechowywać w celu wykazania zgodności z prawem i respektowania rezygnacji, przez czas niezbędny do tych celów.

Wiadomości dotyczące realizacji zamówienia lub umówionej wizyty nie wymagają zgody marketingowej, jeżeli nie zawierają treści marketingowych.

Wnioski dotyczące danych osobowych

Dane służą wykonaniu obowiązków wynikających z art. 12 do 22 RODO, art. 6 ust. 1 lit. c RODO, oraz udokumentowaniu prawidłowej obsługi wniosku. Przechowujemy je przez czas jego obsługi oraz okres konieczny do wykazania realizacji obowiązków i ochrony roszczeń. Nie żądamy dodatkowych danych identyfikacyjnych ponad zakres konieczny do weryfikacji osoby składającej wniosek.

4. Informacje o zdrowiu i zdjęcia

Informacje o alergiach, chorobach lub stanie skóry głowy mogą stanowić dane dotyczące zdrowia. Jeżeli ich przetwarzanie jest potrzebne do oceny możliwości bezpiecznego wykonania konkretnej usługi, prosimy o odrębną wyraźną zgodę, art. 6 ust. 1 lit. a oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO.
Zgoda na przetwarzanie danych dotyczących zdrowia nie wynika z samej rezerwacji ani akceptacji regulaminu. Przed przekazaniem takich informacji udostępniamy odpowiednie pouczenie i prosimy wyłącznie o zakres niezbędny do usługi.
Dane te przechowujemy tylko przez czas potrzebny do wskazanego celu, nie dłużej niż do cofnięcia zgody, chyba że istnieje inna właściwa podstawa prawna. Przy konieczności ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń może mieć zastosowanie art. 9 ust. 2 lit. f RODO, wraz z odpowiednią podstawą z art. 6 RODO.
Niepodanie informacji niezbędnych do oceny bezpieczeństwa może uniemożliwić wykonanie określonej usługi. Nie wymagamy jednak zgody na gromadzenie niepotrzebnych danych ani na ich użycie marketingowe.
Zwykłe zdjęcia włosów przesłane do wyceny wykorzystujemy do konsultacji lub wykonania umowy. Jeśli zdjęcie ujawnia informacje o zdrowiu, stosujemy również zasady dla danych szczególnej kategorii. Samo przesłanie zdjęcia nie uprawnia nas do publikacji.
Utrwalanie i publikowanie rozpoznawalnego wizerunku w portfolio, na stronie lub profilach społecznościowych odbywa się na podstawie odrębnej zgody, z określeniem materiału, celu i kanałów publikacji. W zakresie danych osobowych podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgoda dotycząca rozpowszechniania wizerunku jest zbierana także w zakresie wymaganym przepisami o prawie autorskim.
Odmowa zgody na publikację nie ogranicza dostępu do usług. Zgodę można cofnąć; zaprzestajemy dalszego wykorzystywania materiału i usuwamy go z kontrolowanych przez nas miejsc publikacji, o ile brak jest innej podstawy jego zachowania. Cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

5. Komu możemy przekazywać dane

Dane udostępniamy tylko w zakresie niezbędnym do właściwego celu:

osobom upoważnionym do obsługi zamówień, rezerwacji i wykonania usług;
dostawcom hostingu, obsługi strony, oprogramowania, poczty elektronicznej i wsparcia informatycznego;
operatorowi płatności PayU oraz właściwemu dostawcy wybranej metody płatności lub finansowania;
bankom, przewoźnikom i operatorom dostawy, w tym InPost;
Booksy w związku z obsługą rezerwacji i narzędzi salonu;
podmiotom świadczącym obsługę księgową i prawną;
operatorom narzędzi analitycznych lub marketingowych, jeżeli są używane i spełniono wymagania dotyczące zgody;
uprawnionym organom, gdy obowiązek wynika z prawa.

Jeżeli dostawca działa w naszym imieniu, współpraca wymaga odpowiednich warunków powierzenia danych. Niektórzy odbiorcy, np. banki, operatorzy płatności lub platformy społecznościowe, przetwarzają dane także jako odrębni administratorzy.

Do obsługi salonu korzystamy z telefonu, poczty Google/Gmail, Kalendarza Google, Dysku Google i przechowywanych na nim arkuszy, Booksy oraz korespondencji w Messengerze i Instagramie. Zależnie od celu zapisujemy w tych miejscach dane kontaktowe, ustalenia dotyczące wizyt i zamówień, korespondencję oraz przekazane zdjęcia. Dane o zdrowiu podlegają dodatkowo zasadom z punktu 4, niezależnie od miejsca zapisania.

Dostęp pracowników ograniczamy do danych potrzebnych do powierzonych im zadań. Przechowywanie kopii w telefonie lub innym narzędziu nie wydłuża okresów opisanych w tej polityce. Zasady usuwania stosujemy również do kopii pozostających pod kontrolą salonu. Operatorzy platform mogą zachowywać dane we własnych celach według swoich zasad i obowiązków.

Do optymalizacji zdjęć w bibliotece strony wykorzystywana jest wtyczka TinyPNG. Jeżeli zdjęcie jest przetwarzane przez zewnętrzną usługę kompresji, jej dostawca otrzymuje plik w zakresie niezbędnym do tej operacji. Nie jest to samo w sobie upoważnienie do publikacji zdjęcia.

Narzędzia AI i obsługa paneli salonu

Przy porządkowaniu dokumentacji, obsłudze paneli oraz uzgadnianiu kalendarza z arkuszami korzystamy z narzędzi OpenAI, w tym ChatGPT i Codex. W trakcie takiej pracy do usługi AI trafiają informacje odczytane z udostępnionego zakresu panelu, kalendarza lub arkusza. Mogą obejmować imię i nazwisko, numer telefonu, datę i godzinę wizyty, rodzaj usługi, przypisanego pracownika, status rezerwacji oraz informacje o kwocie i statusie zadatku lub rozliczeniu. Treść uwag i korespondencji jest przekazywana, jeżeli została objęta odczytem w danym zadaniu.

Celem jest organizacja wizyt, utrzymanie spójnej dokumentacji i wykrywanie błędów w zapisach. Dane niezbędne do rezerwacji i wykonania usługi przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Wykorzystanie narzędzi pomocniczych do porządkowania i kontroli poprawności dokumentacji opieramy na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, naszym uzasadnionym interesie sprawnej organizacji pracy i ograniczania pomyłek, z uwzględnieniem praw klientów. Wobec przetwarzania opartego na tej podstawie można wnieść sprzeciw na zasadach opisanych w punkcie 9.

Odbiorcą danych objętych pracą AI jest dostawca usługi OpenAI. Zapis wyników w Kalendarzu Google lub arkuszach Google oznacza również przetwarzanie przez Google. Samo połączenie usługi nie oznacza, że wszystkie dane są stale odczytywane; zakres zależy od wykonywanego zadania i konfiguracji połączenia. Polityka nie stanowi zgody na przekazywanie do AI informacji o zdrowiu ani zdjęć do innych celów niż wcześniej określone.

Dane mogą pozostawać w historii rozmów i zadań oraz w dokumentach wynikowych. Samo zakończenie synchronizacji nie usuwa tych kopii. Do kopii pozostających pod kontrolą salonu stosuje się okresy i kryteria z punktu 3; przetwarzanie dostawcy dla jego własnych celów podlega jego zasadom. Warunki przechowywania, wykorzystania treści i rola OpenAI zależą od konkretnej usługi oraz rodzaju i ustawień konta. Informacje dostawcy: https://openai.com/policies/eu-privacy-policy/ Przekazanie danych AI może wiązać się z przetwarzaniem poza EOG, o którym mowa w punkcie 7.

Wykorzystanie Google Analytics i innych narzędzi strony opisuje punkt 8.

6. Booksy i media społecznościowe

Booksy

Przy rezerwacji przez Booksy otrzymujemy dane niezbędne do obsługi wizyty i przetwarzamy je jako administrator w celu wykonania umowy. Booksy International sp. z o.o. przetwarza dane także dla własnych celów związanych z obsługą platformy; w zakresie narzędzi udostępnianych salonowi może działać jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia. Role zależą od konkretnej czynności.

Szczegóły dotyczące platformy: https://booksy.com/pl-pl/p/privacy Zgoda udzielona Booksy na jego własny marketing nie oznacza automatycznie zgody na marketing FREAK SALON.

Facebook i Instagram

Prowadzimy profile https://www.facebook.com/dredy.wawa/ oraz https://www.instagram.com/dredywarszawa/ Dane z interakcji z profilami przetwarzamy w celu prowadzenia komunikacji, prezentowania działalności i obsługi społeczności, art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Dane potrzebne do zamówienia lub rezerwacji przetwarzamy na zasadach właściwych dla umowy.

Publiczne komentarze i reakcje pozostają widoczne przez czas ich dostępności na profilu; możemy usuwać je zgodnie z prawem i zasadami moderacji. Korespondencja związana z umową podlega okresom dla dokumentacji umownej, a pozostałe zapytania, okresom wskazanym w punkcie 3.

Operatorem Facebooka i Instagrama dla użytkowników w EOG jest Meta Platforms Ireland Limited. W zakresie statystyk strony Facebook może występować współadministrowanie opisane w uzgodnieniu: https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum Meta przyjmuje określone w nim obowiązki dotyczące infrastruktury i statystyk; prawa dotyczące danych można realizować również wobec nas.

Operatorzy platform samodzielnie określają także własne cele i sposoby przetwarzania. Ich zasady nie zastępują naszych obowiązków. Informacje Meta: https://www.facebook.com/privacy/policy/

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystanie z usług dostawców takich jak Google, Meta i OpenAI może wiązać się z przetwarzaniem danych poza EOG, w tym w USA. Zależy to od usługi, podmiotu odbierającego dane i jego infrastruktury.

Transfer może opierać się na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, w zakresie, w jakim obejmuje konkretnego odbiorcę i przetwarzanie, albo na odpowiednich zabezpieczeniach, np. standardowych klauzulach umownych, wraz z wymaganymi ocenami i dodatkowymi środkami ochrony. Sam regulamin dostawcy nie zastępuje podstawy transferu wymaganej przez RODO.

Informacje o stosowanych zabezpieczeniach oraz możliwości uzyskania ich kopii można uzyskać, kontaktując się z administratorem. Konkretne transfery związane z narzędziami strony są wskazywane w wykazie narzędzi.

8. Cookies i narzędzia strony

Cookies oraz podobne technologie zapisują informacje na urządzeniu lub pozwalają odczytać informacje już zapisane. Niektóre z tych informacji mogą stanowić dane osobowe.

Cookies niezbędne

Służą realizacji funkcji wyraźnie zamówionych przez użytkownika, np. utrzymaniu koszyka, logowaniu, bezpieczeństwu sesji i zapamiętaniu wyboru dotyczącego zgód. W zakresie przewidzianym w art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej nie wymagają zgody. Przetwarzanie danych osobowych opiera się odpowiednio na wykonaniu umowy lub uzasadnionym interesie zapewnienia działania i bezpieczeństwa serwisu.

Cookies analityczne i reklamowe

Narzędzia analityczne, np. Google Analytics, służą analizowaniu korzystania ze strony. Narzędzia reklamowe służą m.in. pomiarowi skuteczności reklam i dopasowywaniu ich do aktywności użytkownika. Uruchamianie opcjonalnych narzędzi wymagających zgody oraz powiązanych cookies odbywa się dopiero po jej udzieleniu. Podstawą przetwarzania danych osobowych w tych celach jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Odmowa zgody nie blokuje zakupów ani podstawowych funkcji strony. Samo przewijanie, dalsze przeglądanie strony lub zamknięcie informacji o cookies nie jest zgodą.

Zarządzanie zgodą

Panel zgód umożliwia przyjęcie albo odrzucenie opcjonalnych kategorii oraz zmianę wcześniejszego wyboru. Zgodę można wycofać równie łatwo, jak ją udzielić, korzystając z dostępnego na stronie przycisku „Ustawienia cookies”. Panel obsługuje wtyczka Complianz. Dodatkowo cookies można usuwać i blokować w przeglądarce; zablokowanie cookies niezbędnych może zakłócić np. koszyk lub logowanie.

Szczegółowy wykaz

Google Analytics 4, wdrożone przez Site Kit, służy do analizy odwiedzin i korzystania ze strony. Zakres obejmuje identyfikatory użytkownika i sesji, informacje o urządzeniu, przeglądarce, odwiedzanych stronach i zdarzeniach. Dane trafiają do Google; możliwe transfery poza EOG opisano w punkcie 7. Informacje dostawcy: https://policies.google.com/privacy

Na stronie osadzona jest mapa Google Maps ułatwiająca znalezienie salonu. Jej załadowanie powoduje połączenie urządzenia z Google i przekazanie danych technicznych, w tym adresu IP. Nie jest to technologia konieczna do złożenia zamówienia. Zasady Google: https://policies.google.com/privacy

Google Analytics: _ga, odróżnianie użytkowników; _ga_<identyfikator> stan sesji; kategoria analityczna. Domyślna ważność według Google: 2 lata, z możliwością zmiany przez konfigurację i ograniczenia przeglądarki. Nie jest to potwierdzenie rzeczywistego terminu w tej witrynie ani okresu przechowywania danych na serwerach Google. Źródło: https://support.google.com/analytics/answer/11397207?hl=pl
WooCommerce: woocommerce_cart_hash i woocommerce_items_in_cart, obsługa zmian koszyka, standardowo do końca sesji; wp_woocommerce_session_<identyfikator> powiązanie sesji z koszykiem, standardowo 2 dni. Niezbędne w zakresie realizacji żądanej funkcji koszyka. Administratorem danych sklepu jest FREAK SALON; sama instalacja WooCommerce nie oznacza przekazywania zawartości koszyka jego producentowi. Źródło: https://woocommerce.com/document/woocommerce-cookies/

W sklepie działa integracja Google for WooCommerce przeznaczona do pomiaru działań reklamowych. W jej ustawieniach włączono rozszerzone pomiary konwersji. Jeżeli funkcja zostanie uruchomiona dla konkretnego zdarzenia, dane kontaktowe podane przy zakupie, takie jak adres e-mail, numer telefonu, imię, nazwisko lub adres, mogą zostać przekształcone kryptograficznie i przekazane Google w celu dopasowania konwersji do konta Google oraz pomiaru skuteczności reklamy. Skrót danych nie oznacza ich anonimizacji. Takie przetwarzanie i opcjonalne technologie reklamowe wymagają zgody. Odbiorcą jest Google; informacje dostawcy: https://support.google.com/google-ads/answer/9888656 oraz https://policies.google.com/privacy

9. Dobrowolność danych i Twoje prawa

Podanie danych do zamówienia lub rezerwacji jest dobrowolne, ale bez danych niezbędnych do wykonania umowy nie możemy jej prawidłowo zrealizować. Obowiązek podania określonych danych do dokumentów sprzedaży może wynikać z prawa. Zgody marketingowe, opcjonalne cookies i zgoda na publikację wizerunku są dobrowolne i odrębne od zakupu.

Na zasadach określonych w RODO przysługuje Ci prawo:

dostępu do danych i uzyskania ich kopii;
sprostowania nieprawidłowych i uzupełnienia niekompletnych danych;
żądania usunięcia danych lub ograniczenia przetwarzania w ustawowych przypadkach;
przenoszenia danych przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy;
sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją;
bezwarunkowego sprzeciwu wobec wykorzystywania danych do marketingu bezpośredniego, w tym związanego z nim profilowania;
cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem;
złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje: https://uodo.gov.pl/

Usunięcie danych nie zawsze jest możliwe od razu, np. jeśli musimy zachować dokument sprzedaży lub dane niezbędne do roszczeń. W takim przypadku informujemy o przyczynie i ograniczamy przetwarzanie do właściwego celu.

Na żądania dotyczące danych odpowiadamy co do zasady w ciągu miesiąca. W ustawowych przypadkach termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące; w pierwszym miesiącu informujemy o przedłużeniu i przyczynie.

10. Automatyzacja i aktualizacje

FREAK SALON nie podejmuje wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na Twoją sytuację wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Nie wyklucza to analiz i dopasowania reklam przez wskazane narzędzia na podstawie właściwych zgód. Odrębne zasady automatycznej oceny mogą stosować operatorzy płatności lub platformy w ramach własnych usług; informują o nich we własnych dokumentach.

Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianą prawa, usług albo rzeczywistych sposobów przetwarzania. Zmiana dokumentu nie zastępuje zgody, gdy nowy sposób przetwarzania jej wymaga. O istotnych zmianach informujemy odpowiednio do ich charakteru.